TechCodeview

Microsoft Excel היא אחת מתוכנות הגיליון האלקטרוני הוותיקות והנפוצות ביותר. התוכנה זכתה לשדרוגים רבים עם הזמן, כולל תמיכה בהרחבות חדשות או סוגי קבצים שעלו עם הזמן. לכל הרחבה חדשה יש פונקציונליות ושימוש שונה לחלוטין. לכן, עלינו להכיר את ההרחבות השונות בשימוש הנפוץ ביותר באקסל.

במאמר זה, אנו דנים בהרחבות קבצים נפוצות בשימוש ב-Excel. לפני שנדון בהרחבות קבצים של Excel, בואו נבין תחילה את ההגדרה של סיומת קובץ.

מהי הרחבת קובץ?

סיומת קובץ מתייחסת בעיקר לסיומת שנוספה בסוף קובץ המחשב (אובייקט המכיל את המידע, הנתונים או הפקודה) כדי להגדיר את סוג הקובץ. בדרך כלל, סיומת קובץ כוללת שניים עד ארבעה תווים. יתרה מכך, הסיומת מופרדת משם הקובץ באמצעות סימן נקודה (.).

לדוגמה, לקובץ בשם 'Example.docx' יש סיומת קובץ '.docx', המציינת קובץ מסמך Word.

מדוע הרחבות קבצים של Excel חשובות?

יש מגוון רחב של סיומות קבצים. כל הרחבה מספקת את המידע הדרוש על סוג הקובץ. לכל סיומת יש תפקיד ספציפי, ועלינו לדעת את הסיומת כדי לפתוח קובץ באמצעות תוכנה מהסוג הנכון. לא כל סיומות הקבצים נתמכות בכל תוכנה. בדרך זו, סיומות קבצים של Excel יכולות לעזור לנו לדעת יותר על סוג הקובץ ואיזה סוג של נתונים הוא כולל, כלומר:

• בין אם זה כולל VBA (Visual Basic for Applications) או פקודות מאקרו,
• בין אם הקובץ הוא תבנית,
• האם הקובץ נשמר עבור גרסה ישנה יותר של Excel,
• האם הקובץ נשמר עם הגרסה הכללית מדור קודם,
• האם פורמט הקובץ הוא בינארי או מסמך XML וכו'.

את כל הפרטים הללו ניתן לקבל בסיומת קובץ. לכל הרחבה יש שם תיאורי, שעוזר לנו לזהות את המטרה או הטכניקה שעבורה נעשה שימוש בהרחבה המתאימה. כמו כן, אנו יכולים לארגן/לארגן סוגים שונים של קבצים בספריות שונות לאחר שנדע את סיומות הקבצים שלהם.

הרחבות קבצים של אקסל

למרות ש-Excel יש מגוון של סיומות קבצים נתמכות, אנו דנים בכמה מההרחבות המשמעותיות להלן:

jdbc jdbc

הרחבת XLSX באקסל

סיומת XLSX היא סיומת ברירת המחדל של Excel כאשר אין בה שימוש בפקודות מאקרו. הרחבה זו מבוססת על XML ומשמשת בעיקר עבור Excel 2007 ו-Excel 2010. לפני Excel 2007, סיומת הקובץ הסטנדרטית עבור Excel הייתה XLS. לאחר הצגת סיומת XLSX, גודל הקובץ הצטמצם באופן דרסטי בהשוואה ל-XLS. בשל כך, ההורדה והשיתוף של הקבצים הפכו להרבה יותר קלים מבעבר.

מלבד זאת, XLSX היא הרחבה נקייה מקוד זדוני. הסיבה לכך היא שהתוסף XLSX אינו יכול לאחסן את קוד המאקרו VBA. עם זאת, הוא יכול להשתמש ולאחסן את כל הפונקציות המשמשות ב- Excel. בנוסף, הרחבה זו נתמכת על ידי תוכנות דומות אחרות, מה שהופך קבצים של הרחבה זו לנגישים ביישומים אחרים. החיסרון העיקרי בשימוש בסיומת XLSX הוא שאם ברצוננו להריץ את הקובץ בגרסה לפני אקסל 2007, לא נוכל לשמור את קובץ האקסל באמצעות סיומת זו.

הרחבת XLS באקסל

כפי שאמרנו קודם, הרחבת Excel XLS הייתה הסוג הפופולרי ביותר של הרחבה לפני Excel 2007. מאוחר יותר, היא הוחלפה ב-XLSX. לפיכך, תוסף XLS כמעט מיושן, ואיננו משתמשים או רואים את ההרחבה הזו יותר. עם זאת, התוסף עדיין בשימוש, ולתוכנות וכלים רבים עדיין יש אפשרות לייצא את הנתונים כקבצי XLS. הסיבה היחידה בגלל שהסיומת XLS עדיין קיימת בתוכנות רבות היא שאנשים מסוימים עשויים להזדקק לפתוח קובץ בגרסאות Excel לפני 2007 (כלומר, Excel 2003).

מכיוון שאקסל יכול לקרוא את ההרחבה הזו, נוכל להשתמש בכל קובץ ישן עם סיומת זו בגרסת האקסל החדשה ולהמשיך לעבוד עליו. סיומת XLS היא סיומת הקובץ המוגדרת כברירת מחדל מגרסה 2.0 של אקסל ועד גרסת אקסל 2003. ישנם כמה חסרונות בשימוש בתוסף זה בימינו. הוא דורש יותר שטח דיסק, עשוי להכיל קוד VBA זדוני, ומורכב ממספר קטן יחסית של שורות ועמודות מאשר ההרחבות האחרונות.

הרחבת XLSM באקסל

בכל פעם שאנחנו כוללים VBA פקודות מאקרו בקובץ האקסל הקיים שלנו וננסה לשמור אותו, אנו רואים הודעה שכדי לשמור פקודות מאקרו VBA, עלינו לשמור קובץ בסיומת XLSM. סיומת XLSM היא סיומת ברירת המחדל כאשר יש פקודות מאקרו בתוך קובץ Excel. הרחבה זו דומה לתוספת XLSX אך עם תמיכה נוספת בפקודות מאקרו.

סיומת קובץ זו מבוססת XML ותומכת מאקרו פועלת רק ב-Excel 2007 ואילך. משמעות הדבר היא שאיננו יכולים להשתמש בתוסף זה ב-Excel לפני Excel 2007. סיומת XLSM הוצגה בעיקר כדי להגביר את האבטחה של קבצי Excel ולהגן עליהם מפני פקודות מאקרו ווירוסים זדוניים. חוץ מזה, תוסף זה יכול גם לאחסן את כל הפונקציות האחרות המשמשות ב- Excel. החיסרון בשימוש בהרחבות XLSM הוא שהוא דורש יותר שטח דיסק מאשר פורמטים אחרים של קבצים (כגון XLSB).

הרחבת XLSB באקסל

סיומת XLSB היא חלופה אופציונלית להרחבות XLSX ו-XLSM לשמירת קבצי Excel. עם זאת, סיומת קובץ מסוימת זו מהירה הרבה יותר מ-XLSX ו-XLSM בפתיחה ושמירת קבצי Excel. לכן סיומת XLSB משמשת בעיקר לקבצי ענק (יותר מ-10 מגה-בייט). בניגוד להרחבות XLSX ו-XLSB, תוסף XLSB אינו משתמש בפורמט XML כדי לאחסן מידע. במקום זאת, הוא משתמש בפורמט הבינארי.

מלבד זאת, סיומת XLSB משתמשת בפחות שטח דיסק, מכיוון שהנתונים מאוחסנים במבנה בינארי. תוסף זה יכול גם לאחסן פקודות מאקרו VBA, ולכן, אנו לא צריכים להפעיל קבצים אלה אם הורידו או הושגו ממקורות לא מהימנים. מכיוון שהסיומת XLSB הוצגה עם Excel 2007, איננו יכולים לפתוח קבצי XLSB ב-Excel 2003 ואילך. בנוסף, סיומת XLSB אינה בשימוש ברוב תוכנות הצד השלישי (כלומר, OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg וכו'), כך שייתכן שלא נוכל לפתוח/לייצא את הקבצים הקיימים שלנו.

הרחבת XLTX באקסל

סיומת XLTX משמשת בעיקר עבור תבניות Excel. תבניות Excel מוגדרות בדרך כלל כקבצים מעוצבים עם סגנונות, פונקציות ופונקציות שונות. בדרך זו, תבניות נוצרות ומסווגות למקטעים נפרדים ומורידים מאקסל. בנוסף, אנו יכולים ליצור את התבניות המותאמות אישית שלנו ולשמור אותן באמצעות הרחבה XLTX.

התוסף המסוים הזה מועיל כאשר אנו מתחילים לעתים קרובות לעבוד מנקודה מסוימת עבור קבצים שונים. לכן, אם נשמר את הנקודה הספציפית הזו כתבנית, נוכל להשתמש בתבנית זו כנקודת התחלה עבור חוברות עבודה אחרות של Excel בכל פעם. בנוסף, אנו יכולים להשתמש בפקודה 'שמור בשם' כדי לשמור את העבודה שלנו בקובץ אקסל חדש, ולהשאיר את הקובץ המקורי או התבנית ללא שינוי מהשינויים.

הרחבת XLTM באקסל

XLTM הוא הרחבה נוספת המשמשת לתבניות Excel. עם זאת, הרחבה זו מופעלת במאקרו, המאפשרת לנו להשתמש בפקודות מאקרו VBA עם תבניות. ליתר דיוק, אנו יכולים להשתמש בתוסף XLTM כדי לשמור את תבניות ה-Excel המותאמות אישית שלנו עם תמיכה נוספת במאקרו.

מצד שני, אנו יכולים להשתמש בקבצים אלו (תבנית אקסל עם מאקרו) כנקודת התחלה עבור חוברות עבודה אחרות של אקסל המכילות פקודות מאקרו בכל פעם שנדרוש אותן.

מזהים חוקיים ב-java

הרחבת XLAM באקסל

התוסף XLAM משמש בעיקר לשמירת נתוני תוספות. תוסף זה אינו נפוץ לשימוש כללי. הם פועלים כתוספות, וכאשר אנו משיקים את הקבצים הללו, הם יכולים לעבוד ביעילות ב-Excel. חשוב לציין שקובצי XLAM מספקים כמה תכונות ופונקציות נוספות לשימוש בתוך Excel. בפרט, קבצים אלה עוזרים לנו להוסיף/להרחיב את התכונות של Excel. הם יכולים גם לכלול פקודות מאקרו VBA, תמונות, סרטים ודפי עבודה עם טפסים.

ניתן להפעיל בקלות קבצים עם XLAM כקובצי Excel רגילים. מכיוון שקבצים אלה משמשים לתוספות, ייתכן שנצטרך להפעיל את אפשרות התוספות מהגדרות האקסל (קובץ> אפשרויות> תוספות) אם היא כבויה. לפיכך, בפעם הבאה שנפתח את Excel, נראה תכונות נוספות של התוסף המסוים הזה.

הרחבת CSV באקסל

תוסף CSV (ערך מופרד בפסיק) בדרך כלל שומר חוברת עבודה בטקסט רגיל. זה אומר שהוא לא מאחסן שום נוסחה או עיצוב בתוך קבצים. עם זאת, הרחבה זו יכולה להכיל תווי טאב, מעברי שורה ותווים אחרים שיתפרשו כהלכה במערכות Windows אחרות. בנוסף, תוסף ה-CSV שומר רק את הגיליון הפעיל.

אקסל מאפשר לנו לייבא או לפתוח קבצי CSV ישירות מאקסל עצמו. היישום העיקרי של קובצי CSV כרוך בשימוש בנתונים לייבוא ​​וייצוא באופן מפורש. לכן, רוב תוכנות מסדי הנתונים תומכות בהרחבה זו כדי שנוכל לייבא/לייצא נתונים. מכיוון שהרחבה זו אינה כוללת נוסחאות ועיצוב, גודל הקובץ בדרך כלל קטן. זה מאפשר לנו להשתמש בכמות עצומה של נתונים. כמו כן, אנו יכולים להשתמש בשורות ועמודות ללא הגבלה. קבצי אקסל שנשמרים באמצעות סיומת CSV עובדים הרבה יותר מהר במהלך תהליך הפתיחה והסגירה.

הרחבת ODS באקסל

ODS (Open Document Spreadsheet) הוא הרחבה המיועדת לעבודה עם Excel ותוכנות אחרות כגון OpenOffice, LibreOffice וכו'. כשמדובר ב-Excel, הרחבה המסוימת הזו לא תומכת בכל התכונות והפונקציונליות. זו הסיבה שהרחבה ODS אינה משמשת לעתים קרובות. תוסף זה מועיל בעיקר כאשר אנו רוצים לשתף את קובץ האקסל שלנו עם מישהו שעובד על יישומי משרד אחרים.

מלבד זאת, כאשר אנו מקבלים קובץ ODS ממישהו ופותחים / מייצאים אותו לאקסל, אנו עשויים לראות כמה בעיות בעיצוב ובתכונות (כגון טבלאות, תרשימים, עיצוב מותנה ועוד). בדרך כלל, אנו מאבדים עיצוב או תכונות ש-Excel לא תומך בהן, אבל OpenOffice כן. עם זאת, תוסף ODS יכול לאחסן טקסט ונתונים כראוי.

הרחבת PDF באקסל

Excel מאפשר גם שמירת גליון עבודה בסיומת PDF (פורמט מסמך נייד). למרות שהתוסף הזה הוא הפחות פופולרי באקסל, הוא לפעמים המועיל ביותר. הרחבת PDF משמשת בעיקר כאשר ייתכן שנצטרך לשתף אותה עם אחרים או להדפיס אותה על נייר. הסיבה לכך היא ש-PDF שומר על עיצוב הקובץ, ולכן הוא אינו ממיר אוטומטית ממערכת אחת לאחרת. כמו כן, ניתן לשכפל בקלות מסמכים שנשמרו בפורמט PDF באמצעות שיטות הדפסה מסחריות, שכן ה-PDF שומר על העיצוב.

מאז הוספת PDF הוצגה עם Excel 2010, היא אינה זמינה לשימוש ב-Excel 2007 ואילך. בנוסף, פתיחת קובץ PDF ב-Excel עלולה לגרום לבעיות עיצוב מסוימות מכיוון שיש תוכנות שונות לפתיחת פורמט קובץ מסוים זה, כגון Adobe Reader.

כיצד לבדוק סיומת קובץ אקסל?

אנו יכולים לנסות שיטות שונות לבדיקת סיומות קבצים של הקבצים שנשמרו באמצעות Excel. שתי השיטות הפשוטות ביותר לבדיקת סיומת הקובץ נדונות להלן:

שיטה 1:

• ראשית, עלינו לפתוח מיקום (כלומר, תיקיה) שבו הקובץ נשמר. אנו נדרשים לבחור את הקובץ וללחוץ עליו באמצעות העכבר באמצעות לחצן העכבר הימני.
  
• במסך הבא, עלינו ללחוץ על ' נכסים אפשרות ' מתחתית הרשימה. זה נראה כמו זה:
  
• לאחר מכן, נראה חלון מאפיינים. כאן, נוכל לבדוק את סוג הקובץ או הסיומת מתחת ל' כללי ' הכרטיסייה. עיין בתמונה הבאה:
  

שיטה 2

מלבד השיטה המסורתית שנדונה לעיל, אנו יכולים גם לסמן את ' הרחבות שמות קבצים 'תיבה מה' נוף ' הכרטיסייה בסייר הקבצים. זה יציג את סיומות הקבצים עם שמות הקבצים בתוך סייר הקבצים.

המרת הרחבת קובץ Excel לפורמטים אחרים

אנו יכולים להמיר את הסיומת של קובץ אקסל קיים לפורמט אחר על ידי ניווט ב- קובץ > שמור בשם באקסל. אנו נראה מספר פורמטים של קבצים בתפריט נפתח לצד ' שמור כסוג ' טקסט. עם זאת, הפורמטים הזמינים ברשימה עשויים להשתנות בהתאם לסוג הגיליון הפעיל (גיליון תרשים, גליון עבודה או כל סוג אחר של גיליון).

בואו נבין זאת לעומק עם התמונות:

• ראשית, עלינו לפתוח קובץ שברצוננו לשמור עם סיומת אחרת. נוכל לפתוח כל קובץ קיים על ידי מעבר אל ' קוֹבֶץ ' ולאחר מכן לחיצה על האפשרות ' לִפְתוֹחַ ' מהרשימה. לְהִצטַיֵן
  
• לאחר פתיחת הקובץ באקסל, עלינו ללחוץ על ' קוֹבֶץ שוב הכרטיסייה ובחר את הכרטיסייה ' שמור כ ' אפשרות מהרשימה. למרות זאת, נוכל להשתמש גם במקש הקצר של המקלדת ' F12 ' כדי להפעיל את תיבת הדו-שיח 'שמירה בשם' במהירות.
  
• בחלון 'שמירה בשם' נקבל את האפשרויות לבחור את המיקום, להזין את שם הקובץ ולבחור את סוג הקובץ (הרחבה). אנו יכולים לבחור את סוג הקובץ מהרשימה הנפתחת, כפי שמוצג בתמונה הבאה:
  
• לאחר השלמת השלב הקודם, עלינו ללחוץ על ' להציל ', וקובץ חדש עם סיומת הקובץ שנבחרה יישמר במיקום הנבחר.
  

הערה: כאשר אנו משנים או שומרים סיומת קובץ Excel קיימת בפורמט קובץ אחר, ייתכן שחלק מהעיצוב, התכונות או הנתונים שלו לא תמיד יועברו.

באיזו סיומת קובץ עלינו לבחור באקסל?

חיוני לבחור את הסיומת הנכונה עבור קובץ אקסל; אחרת, הוא עלול להתנהג בצורה לא נכונה. זה תלוי בעיקר בצרכי המשתמש ובאיזה סוג של נתונים, תכונות או עיצוב המשתמש רוצה להשתמש בקובץ האקסל.

להלן מספר נקודות שימושיות לבחירת סוג הקובץ הטוב ביותר עבור קובץ Excel:

• אם ברצוננו לשמור את קובץ האקסל שלנו כדי לצלם עותק קשיח שלו ללא עריכה נוספת, מומלץ לבחור בגרסת ה-PDF. הסיבה לכך היא שעיצוב מסוים עשוי להשתנות אוטומטית לאחר ההדפסה כאשר הוא נשמר בסיומת קבצים אחרת. חוץ מזה, ברגע שקובץ PDF נשמר בעיצוב המתאים, הוא לא ישתנה אוטומטית בעת ההדפסה. יתר על כן, קשה לערוך גם קבצי PDF, כך שאף אדם אחר לא יכול לשנות בקלות את הנתונים.
• אם לקובץ אקסל יש פקודות מאקרו VBA וגודל הקובץ גדול יחסית, מומלץ להשתמש בסיומת XLSB. גם אם אין שימוש בפקודות מאקרו VBA, אך גודל הקובץ גדול (יותר מכ-10 מגה-בייט), כדאי שנבחר בסיומת XLSB. חוץ מזה, אם לקובץ יש פקודות מאקרו VBA והגודל הוא פחות מ-10 MB בערך, כדאי להשתמש בסיומת XLSM.
• אם יש צורך לפתוח ולערוך קובץ אקסל עם תוכנות פופולריות אחרות, מומלץ לבחור סיומת ODF או XLSX קפדנית.
• אם ברצוננו לשמור קובץ אקסל כדי לפתוח אותו עם גרסאות אחרות של אקסל, כמו אקסל 2003 או מוקדמות יותר, עלינו לבחור בסיומת XLS. הרחבה זו נתמכת בגרסה הישנה יותר; עם זאת, התכונות של הגרסאות החדשות לא יוצגו בגרסאות הישנות יותר.

אלו הם כמה מהפורמטים הנפוצים ביותר שאנו יכולים לבחור מהם. עם זאת, ישנן אפשרויות רבות נוספות שאנו יכולים לבחור בהתבסס על הדרישות.