MS Excel, הידועה גם בשם Microsoft Excel, היא תוכנה בשימוש נרחב ברוב החברות או העסקים ברחבי העולם. הוא מספק כלים, פונקציות ותכונות שונות כדי להפוך את התוכנה הזו לרווחית עבור חברות גלובליות בתחומים שונים. לכן, כדי ללמוד ולארגן נכון נתונים באמצעות אקסל, עלינו לדעת את ההגדרה והיסודות של תוכנה חזקה זו.
מאמר זה דן בהגדרה של MS Excel וביסודות שלה כדי לעזור לנו להכיר את התוכנה החזקה הזו.
הגדרה של MS Excel
לפי הגדרה, 'מיקרוסופט אקסל היא תוכנית גיליון אלקטרוני שנוצרה על ידי מיקרוסופט המשתמשת בטבלאות כדי להקליט ולנתח נתונים מספריים וסטטיסטיים עם נוסחאות ופונקציות'.
במילים פשוטות, MS Excel היא תוכנת גיליונות אלקטרונית רבת עוצמה הכלולה ב-Microsoft Office ומשמשת בעיקר לרישום נתונים בטבלאות. הוא מורכב ממספר שורות ועמודות, שניתן להשתמש בהן להזנת נתונים. התוכנית נחשבת מועילה למשימות שונות, כגון חישוב הוצאות שבועיות, הכנת תלושי שכר, הנהלת חשבונות ומיון/סינון נתונים אינטראקטיביים לפי קריטריונים שונים.
היסטוריה וגרסאות של MS Excel
MS Excel היא אחת מתוכנות הגיליון האלקטרוני הוותיקות ביותר ועברה מספר שדרוגים ותיקונים. תוכנית גיליון אלקטרוני רבת עוצמה זו שוחררה לראשונה בשנת 1985 עבור מערכות מבוססות מקינטוש. מאוחר יותר, הוא שוחרר עבור פלטפורמות פופולריות אחרות, כולל Windows.
מחרוזת למספר שלם java
הטבלה הבאה מציגה את רשימת כל הגרסאות של Excel שפורסמו עד כה עבור Macintosh:
| גרסת אקסל (מקינטוש) | שנת שחרור |
|---|---|
| אקסל 1 | 1985 |
| אקסל 1.5 | 1988 |
| אקסל 2.2 | 1989 |
| אקסל 3.0 | 1990 |
| אקסל 4.0 | 1992 |
| אקסל 5.0 | 1993 |
| אקסל 98 | 1998 |
| אקסל 2000 | 2000 |
| אקסל 2001 | 2001 |
| אקסל 2004 | 2004 |
| אקסל 2008 | 2008 |
| אקסל 2011 | 2011 |
| אקסל 2016 | 2016 |
| אקסל 2018 | 2018 |
הטבלה הבאה מציגה את רשימת כל הגירסאות של Excel שפורסמו עד כה עבור Windows:
| גרסת אקסל (Windows) | שנת שחרור |
|---|---|
| אקסל 2.0 | 1987 |
| אקסל 3.0 | 1990 |
| אקסל 4.0 | 1992 |
| אקסל 5.0 | 1993 |
| אקסל 95 | אלף תשע מאות תשעים וחמש |
| אקסל 97 | 1997 |
| אקסל 2000 | 2000 |
| אקסל 2002 | 2002 |
| אקסל 2003 | 2003 |
| אקסל 2007 | 2007 |
| אקסל 2010 | 2010 |
| אקסל 2013 | 2013 |
| Office 365 ו-Excel 2016 | 2016 |
| אקסל 2019 | 2018 |
חשוב לציין שאקסל גרסה 4.0 נכללה כחלק מחבילת Microsoft Office ב-Office גרסה 3.0. מאז, Excel שודרג ללא הרף עם חבילת Office.
תכונות של MS Excel
בימים הראשונים, לאקסל היה תפקיד מכריע בביצוע פעולות פיננסיות שונות עבור הארגונים, לרבות הנהלת חשבונות ותחזוקת רישומים. עם זאת, הוא קיבל מספר עדכונים לאורך זמן, אשר בדרך כלל סייעו בהפיכת Excel לתוכנת חובה לתהליכים עסקיים. הגרסה האחרונה של Excel מגיעה עם מגוון רחב של תכונות.
חלק מהתכונות החיוניות של Microsoft Excel כוללות את הדברים הבאים:
כותרת עליונה ותחתונה: כמו מסמכי Word, אנו יכולים להשתמש גם בכותרת עליונה/תחתונה במסמכי האקסל שלנו. הוא ממוקם בחלק העליון והתחתון של כל עמוד של מסמך בגיליון אלקטרוני.
מצא והחלף: MS Excel מאפשר לנו למצוא את הנתונים הרצויים, כגון טקסט או מספרים, באמצעות התכונה Find בגליון העבודה. חוץ מזה, אנחנו יכולים גם להחליף את הנתונים הקיימים בנתונים מעודכנים מותאמים אישית.
הגנת סיסמה: על ידי שימוש בסיסמה, נוכל להגן על חוברת העבודה שלנו באקסל מפני גישה לא מורשית. תכונה זו בסופו של דבר עוזרת לנו לשמור על הנתונים שלנו מאובטחים.
סינון נתונים: סינון נתונים הוא דרך מהירה יותר למצוא ולהמשיך לעבוד עם תת-קבוצת נתונים בטווח נבחר. תכונת סינון הנתונים שימושית ומגיעה עם אפשרויות סינון אוטומטי ואפשרויות סינון מתקדם.
מיון נתונים: באמצעות תכונת מיון הנתונים, נוכל לסדר את הנתונים של גליונות אקסל בסדרים לוגיים מסוימים. Excel בדרך כלל מאפשר לנו למיין נתונים בדרכים שונות, כולל סדר עולה או יורד.
שיטות מחרוזות ב-java
נוסחאות מובנות: MS Excel מכיל מגוון רחב של נוסחאות שאנו יכולים להשתמש בהן לביצוע חישובים קלים עד מורכבים. כמה נוסחאות בסיסיות כוללות סכום, חיסור, כפל, חלק, ממוצע, מינימום וכו'.
עדכון נתונים בזמן אמת: באקסל, אנו מיישמים פונקציות שונות כדי לחשב ערכים ולקבל את התוצאות הרצויות. אם נחליף כמה ערכים קיימים בחדשים, Excel מעדכן אוטומטית את התוצאות בתאים המתאימים.
הוספת תרשימים: אחד המאפיינים הבולטים של אקסל הוא הזמינות של תרשימים שונים, כגון תרשימי עוגה, תרשימי עמודות, תרשימי קווים ועוד. תרשימים אלה יכולים לפעמים לעשות הבדל עצום בניתוח והשוואה של נתונים.
בנוסף לתכונות הגיליון האלקטרוני הסטנדרטי, Excel מספקת גם תמיכה בתכנות באמצעות Visual Basic for Applications (VBA) של מיקרוסופט, היכולת לגשת לנתונים ממקורות חיצוניים באמצעות חילופי הנתונים הדינמיים (DDE) של מיקרוסופט.
שימושים של MS Excel
MS Excel נמצא בשימוש נרחב לארגון נתונים ולביצוע חישובים קלים עד מורכבים לקבלת תפוקות לניתוח פיננסי. הוא מועדף כמעט בכל המגזרים העסקיים ובחברות מקנה מידה קטן ועד גדול.
למרות זאת, הוא משמש גם לניהול הוצאות ודברים מבוססי נתונים אחרים לדרישות הבית. אין זה פסול לומר שהשימושים של MS Excel הם כמעט אינסופיים. אנשים שונים משתמשים בתוכנה החזקה הזו לפי הצרכים שלהם.
כמה מהשימושים החיוניים של MS Excel מפורטים להלן:
- הזנת נתונים
- ניהול נתונים
- ניתוח פיננסי
- דוגמנות פיננסית
- חשבונאות
- ניהול זמן
- ניהול משימות
- תכנות (VBA)
- ניהול קשרי לקוחות (CRM)
- תרשימים, גרפים ודיווח
בפרט, Excel הוא דרישה עבור כל נתונים שצריך להיות מאורגנים.
ממשק האקסל
הממשק של אקסל פשוט וניתן להבין אותו בקלות. זה חשוב כדי להבין את הממשק העיקרי כדי להתחיל לעבוד עליו.
התמונה הבאה מציגה את כל החלקים העיקריים של Excel, כולל שורת הנוסחאות, השורה, העמודה, התא, כרטיסיית גליון העבודה וכו'.
הבה נדון בקצרה בכל המונחים המוצגים בתמונה לעיל:
יסודות MS Excel
עלינו לדעת את היסודות של MS Excel כדי להתחיל לעבוד עליו. להלן מספר דברים בסיסיים שכדאי ללמוד:
פתיחת MS Excel
פתיחת MS Excel היא הדבר הראשון שעלינו לדעת כדי לעבוד עליו. יכולות להיות דרכים שונות לפתוח MS Excel, כגון:
מערכי bash
- נוכל לפתוח אותו על ידי לחיצה כפולה על הסמל שלו ישירות משולחן העבודה אם מותקן באמצעות הגדרות ברירת המחדל.
- נוכל לפתוח אותו על ידי לחיצה כפולה על שמו מתפריט התחל, המופיע בתוך תיקיית MS Office.
- נוכל להשתמש בתכונת 'חיפוש Windows' ולהזין את הטקסט 'אקסל'. זה יציג את כל הקבצים והתוכניות עם השם הזה שנמצאים במחשב. לפיכך, אנו יכולים ללחוץ פעמיים על שמו מתחת לתוכניות כדי לפתוח אותו.
חשוב לציין שיש להתקין את MS Excel על המכונה ואז רק אנחנו נוכל לפתוח אותה. אם איננו מוצאים את התוכנית באמצעות השלבים לעיל, זה אומר שלמערכת אין חבילת Office.
פתיחת גיליון אלקטרוני
לאחר שפתחנו את MS Excel, הוא יבקש מאיתנו להמשיך הלאה. ליתר דיוק, הוא מציג מספר אריחים מהם נוכל לבחור את הרצוי ולהתחיל לעבוד עליו. אם נרצה להתחיל לעבוד מאפס, נוכל לבחור את האריח 'פנקס עבודה ריק' ולהשיק גיליון אלקטרוני שחור.
חוץ מזה, אם יש לנו קובץ אקסל קיים ורוצים לעבוד עליו, נוכל ללחוץ עליו 'פתח חוברות עבודה אחרות' מהפינה השמאלית התחתונה. לאחר מכן, נוכל לאתר את הקובץ באמצעות סייר הקבצים וללחוץ עליו פעמיים. הקובץ הקיים ייפתח באופן מיידי.
עבודה עם הסרט
הסרט מכונה לוח הבקרה המרכזי של Excel. כלי רב עוצמה זה ממוקם בחלק העליון של החלון לאחר פתיחת אקסל.
אנחנו יכולים לעשות כמעט הכל באקסל מהסרט.
להסיר מטמון npm
סרט מכיל מספר כרטיסיות, כגון Home, Insert, Page Layout ועוד, וכל לשונית מורכבת ממספר הלחצנים לעיבוד פקודות שונות באקסל. הדבר הטוב ביותר בכפתורים הללו הוא שאם נציב סמן עכבר על כפתור כלשהו, הוא יגיד לנו איזו משימה הוא יבצע.
מלבד זאת, אקסל מאפשרת לנו להתאים אישית את הסרט לפי בחירתנו. אנו יכולים להסתיר/להציג ולהכניס פקודות חדשות בהתאם.
ניהול דפי העבודה
תכונה מצוינת נוספת של Excel היא שחוברות העבודה של Excel יכולות לכלול דפי עבודה מרובים. אנו יכולים לנהל דפי עבודה שונים של חוברת העבודה ישירות מתחתית החלון. ב'חוברת עבודה ריקה' המוגדרת כברירת מחדל, אנו יכולים לראות גיליון בודד עם השם 'גיליון1'.
כדי להוסיף דפי עבודה נוספים, נוכל להשתמש ב-a פלוס (+) סימן, אשר ניתן ליד שם הגיליון. יתר על כן, אנחנו יכולים מקש ימני על שמו כדי להציג את מספר האפשרויות האחרות הקשורות לגיליונות. נוכל ללחוץ על אפשרויות אלה כדי לנהל את דפי העבודה בהתאם.
הזנת הנתונים
הזנת הנתונים באקסל היא אחד השלבים הבסיסיים. אמנם זהו השלב הראשוני שעלינו לבצע באקסל כדי להתחיל לעבוד עם נתונים, אך הוא די קל וכמעט ללא מאמץ.
כדי להזין את הנתונים, נוכל לבחור את התא הספציפי ולהתחיל ללחוץ על הכפתור מהמקלדת בהתאם. למרות זאת, אנחנו יכולים גם העתק, גזור והדבק נתונים באקסל מתוכנות אחרות. בנוסף לזה, אנחנו יכולים גם יְבוּא הנתונים מקבצים אחרים.
Excel מאפשר לנו להשתמש בטקסט, מספרים, סמלים ותווים אחרים הנדרשים להזנת נתונים.
ביצוע חישובים
זוהי תכונה נהדרת נוספת של Excel שאנו יכולים לבצע חישובים שונים על הנתונים שלנו. ביצוע חישובים בסיסיים באקסל הוא כל כך קל.
חריג לזרוק java
אנו יכולים להשתמש בסימנים מתמטיים בין הנתונים, והתוצאות יסופקו אוטומטית. לדוגמה, אם נזין = 4+5 בכל אחד מהתאים ולחץ על הלחצן Enter, התא יציג את הערך 9 , שהוא ה סכום של 4 ו-5. חוץ מזה, אם נבחר תא מסוים, הנוסחה המקורית (מה שלא נתנו באותו תא) מוצגת בשורת הנוסחאות.
בדרך אחרת, נוכל גם להשתמש בהפניות התא ולהכניס ביניהן את הפעולות המתמטיות. זה גם יניב את התוצאה המתאימה. לדוגמה, נניח שנזין 4 בתא A1 ו-5 בתא B1. הַבָּא, אנחנו נכנסים = A1+B1 בתא C1. על ידי כך, תא C1 מציג את סכום הערכים שניתנו בתאים A1 ו-B1.
באופן דומה, אנו יכולים לבצע חישובים אריתמטיים אחרים באקסל.
שימוש בפונקציות
השגת תוצאות באמצעות פונקציות האקסל היא אחת המשימות החיוניות, והיא יכולה להפחית את זמן תהליך העבודה במידה מסוימת.
בפרט, רוב הפונקציות/נוסחאות לוקחות קבוצות של מספרים כקלט ומספקות את התוצאות המתאימות. הבה נדון בכך באמצעות דוגמה פשוטה:
נניח שנזין 4 בתא A1 ו-5 בתא B1. לאחר מכן, נזין = SUM(A1,B2) ב תא C1. על ידי כך, תא C1 מציג את סכום הערכים שניתנו בתאים A1 ו-B1.
לאקסל יש מגוון רחב של פונקציות חשובות. כדי להציג פונקציות שונות, נוכל לנווט ללשונית 'נוסחאות' ולבחור את הקטגוריה הספציפית משם. Excel מציג את כל הפונקציות הנתמכות של קטגוריה מסוימת זו.
ברגע שנכיר פונקציות, נוכל הזן סימן שווה (=) בתוך התא וכתוב התחלת כל פונקציה לתוכו. לאחר מכן, Excel מציג באופן אוטומטי את הפונקציות המתאימות ואת התחביר שלהן. נוכל לבחור את הפונקציה ולהמשיך הלאה לפי התחביר.
שמירת העבודה שלנו
לאחר שעשינו את העבודה שלנו, עלינו לשמור אותה בקובץ. אם נסגור את האקסל מבלי לשמור אותו, נאבד את העבודה שלנו. הדרך הקלה ביותר לשמור קובץ אקסל במחשב היא ללחוץ על קיצור מקשים 'Ctrl +S'. ברגע שנלחץ על קיצור זה, אקסל יבקש מאיתנו לבחור שם קובץ ואת המיקום לשמירתו.
אנחנו יכולים גם ללחוץ על 'להציל' כפתור הממוקם על 'סרגל הכלים של גישה מהירה'. כפתור זה גם עוזר לנו לשמור את הנתונים הזמניים לקובץ קיים.
נקודות חשובות לזכור
יש הרבה דברים קריטיים שעלינו לדעת לפני שנתחיל לעבוד על אקסל. כמה מהדברים החשובים ביותר שיש לזכור מפורטים להלן:
- Excel מאפשר לנו להשתמש במגוון רחב של קיצורי מקשים כדי להפוך את תהליך העבודה שלנו למהיר יותר. עלינו להשתמש במקשי קיצורי Excel ולהגדיל את הפרודוקטיביות של תהליך העבודה שלנו.
- כאשר אנו רוצים לשתף קובץ אקסל עם מישהו, ואין צורך בעריכה נוספת, עלינו לשמור קובץ בפורמט pdf. פורמט זה אינו קל לעריכה, מה שהופך את הנתונים לאבטחים מפני כניסות לא מורשות. יתרה מזאת, פורמט ה-PDF ידוע בעיקר למטרות הדפסה.
- אקסל מאפשר לנו להשתמש בהרחבות קבצים שונות. עם זאת, לכל הרחבה יש את השימושים שלה. בפרט, סיומת XLSX היא פורמט ברירת המחדל עבור קבצי אקסל כאשר אין בתוכו פקודות מאקרו VBA.
- אם לקובץ האקסל יש כמויות אדירות של נתונים (בדרך כלל יותר מ-10 מגה-בייט), עלינו להשתמש בסיומת XLSB. זה מהיר יותר ותואם לכל הפונקציות, העיצוב ואפילו פקודות מאקרו VBA. עם זאת, ייתכן שפורמט זה אינו נתמך בתוכניות גיליון אלקטרוני אחרות.
- מכיוון שאקסל תומך בתכנות VBA, אסור לנו לפתוח קובץ אקסל שהתקבל ממקורות לא מהימנים מכיוון שהוא עשוי להכיל כמה קודים פגיעים.
- כאשר שומרים קובץ אקסל באמצעות הפקודה 'שמור בשם', עלינו להיות זהירים; אחרת, אנו עלולים בסופו של דבר להחליף בטעות את הקובץ בקובץ המקורי. בדרך זו, אנו עלולים לפעמים לאבד נתונים חיוניים.